Kā pārcelties uz telpām A klases biroju ēkā?
Blakus Rīgas vēsturiskajam centram, līdzās modernākajai Rīgas apkaimei Skanste, top jauna pilsētvide New Hanza, kas tiek veidota tā, lai ikviens tajā justos piederīgs – strādājot, dzīvojot un atpūšoties.
Šobrīd viens no New Hanza attīstības aktuālākajiem projektiem ir jauna A klases biroja ēka Mihaila Tāla ielā 1, kas atrodas tieši blakus kultūrvietai Hanzas Perons. Tā tiek būvēta atbilstoši BREEAM Excellent standartiem, atbilst tuvu nulles enerģijas ēkas prasībām un jau šobrīd ir atzīta par ilgtspējīgāko projektu Baltijā. Biroja pārcelšanas un plānošanas darbi prasa rūpīgu pieeju, lai darba vietas un vides maiņu varētu uzskatīt par veiksmīgu. Meklējot jaunas biroju telpas, vienlaikus rodas vairāki jautājumi – cik liels birojs nepieciešams, cik sarežģīti pārcelties uz jaunām telpām, cik ilgs laiks tam jāvelta, ar kādām izmaksām jārēķinās, vai būs jāveic papildus ieguldījumi biroja aprīkošanā un, ne mazāk svarīgi, kā pārcelšanos uztvers darbinieki.
Atbildes uz šiem jautājumiem sniedz Elīna Ozola, Pillar Capital, AS Pārdošanas un iznomāšanas nodaļas vadītāja.
Kad plānots nodot biroju ēku ekspluatācijā un nomnieki varēs tajā iekārtoties?
Jaunos ēkas nomniekus ēkā, visticamāk, varēsim uzņemt nākamā gada vasarā. Lai arī jauno New Hanza biroju ēku plānots nodot ekspluatācijā nākamā gada marta beigās, pieejamās biroju platības ēkā būs bez apdares. Jaunās ēkās biroji tiek izbūvēti atbilstoši nomnieka prasībām un vajadzībām, tāpēc ir jāņem vērā ne tikai biroja telpu projektēšanai, bet arī izbūvei nepieciešamais laiks, kas varētu būt līdz pat četriem mēnešiem. Proti, ja līdz ēkas nodošanai ekspluatācijā ar nomnieku būsim vienojušies par biroja telpu plānojumu, dizainu un citiem nomniekam būtiskiem risinājumiem, izbūvētas biroju telpas nomniekam varēsim nodot jūlija beigās.
Cik sarežģīti ir pārcelties uz jaunu biroju, ar kādu laiku un izmaksām jārēķinās?
Svarīgi būtu apzināties vai pašā uzņēmumā ir pietiekams iekšējais resurss, lai apzinātu esošo situāciju, nepieciešamo darba vietu skaitu, jaunā biroja vajadzības, izpētītu tirgu un noorganizētu pārcelšanos. Ne katrā uzņēmumā ir darbinieki, kas iepriekš ir saskārušies ar šiem jautājumiem. Nereti jaunu telpu piemeklēšana tiek uzticēta biroja administrācijai vai personāla daļai, gala lēmuma pieņemšanu atstājot augstākās vadības rokās. Kā liecina prakse, vajadzību apzināšana un jauna biroja piemeklēšana ir laikietilpīgs process, ko gadījumā, ja ir šaubas par iekšējo resursu pietiekamību, rekomendējam uzticēt nozares speciālistiem. Mūsu kā attīstītāja uzdevums ir palīdzēt nomniekam, piedāvājot viegli saprotamus risinājumus telpu plānojuma pielāgošanā un nepieciešamības gadījumā rekomendējot uzticamus sadarbības partnerus rūpīgākai vajadzību izpētei un jaunā biroja plānošanai.
Tā kā šobrīd Latvijā biroju segmentā piedāvājumu pamatā veido jau gatavi biroji ar esošu telpu plānojumu un apdari, nomniekiem, plānojot mēbeles un komandu izvietojumu, ir jāpielāgojas piedāvāto telpu iespējām. Nereti no piemērotu telpu atrašanas līdz ievākšanās brīdim var paiet ne mazāk kā seši mēneši. Jaunie A klases biroji šajā ziņā ir elastīgi un sniedz iespējas pielāgot telpas konkrētā uzņēmuma prasībām, rada iespēju izpētīt un izprast komandas vajadzības, kā arī sniedz labāku izpratni par to kā uzņēmums efektīvi varēs strādāt hibrīdmodeļa apstākļos. Jauna biroja plānošanai ir jāparedz laiks un uzmanība paralēli ikdienas darbiem, kas atkarībā no nepieciešamo telpu patības un uzņēmumā pieejamiem resursiem, var aizņemt pat gadu. Lai arī tas šķiet ilgs laiks, ilgtermiņā raugoties, tas noteikti atmaksājas ne tikai ar zemākiem uzturēšanas izdevumiem, bet arī ar darbinieku labjūtību. Te būtiski piebilst, ka ar profesionāla atbalsta palīdzību šo termiņu ir iespējams būtiski samazināt.
New Hanza biroji telpām ir sagatavoti tipveida biroja risinājumi, kas atbilst Iznomātāja piedāvātajam izbūves standartam – konkrēts starpsienu skaits un platība, durvju, tehnisko telpu un darba vietu skaits, kas tiek izbūvēts pilnā apmērā, sedzot visas ar izbūvi saistītās izmaksas. Ja nomniekam ir vajadzība pēc papildus risinājumiem, kur izbūve rada papildus izdevumus, par to vienojamies sarunu gaitā. Iekārtojoties jaunās telpās, ir jāierēķinās arī ar pārcelšanās izmaksām, kas katram klientiem ir nosakāmas individuāli.
Kādas priekšrocības sniedz birojs A klases ēkā?
Kā vienu no būtiskākajām A klases biroju priekšrocībām jāmin iespēja optimizēt biroja vajadzībām nepieciešamo telpu platību, tātad izmaksas uz vienu darba vietu. Tajās A klases biroju ēkās, kur dažādas pārrunu, konferenču un semināru telpas tiek nodrošinātas koplietošanā vairākiem nomniekiem, ir iespēja būtiski samazināt ar biroja uzturēšanu saistītās izmaksas, jo nav jāveic nomas maksājums par telpām līdz pat 50m² platībā, kas apstākļos, kad vairums tikšanos tiek organizētas attālināti, ne vienmēr tiek noslogotas atbilstoši sākotnējiem mērķiem un rada liekus izdevumus.
Būtu jāpiemin komunālie maksājumi, kas A klases biroju ēkās būs krietni zemāki. Lai izvērtētu ēkas, kur atrodas vai plānots birojs, energoefektivitātes rādītājus, iespējams iepazīties ar ēkas energoefektivitātes sertifikātiem, tos pieprasot no iznomātāja. Pēdējos gados celtās vai renovētās ēkās, energoefektivitātes sertifikāti ir pieejami publiski. New Hanza biroju ēkā paredzēti īpaši augsti energoefektivitātes rādītāji, ko nodrošinās gan tas, ka tā ir gandrīz nulles enerģijas ēka, gan arī uz ēkas augstākās daļas korpusa izvietotie saules paneļi, kas būtiski samazinās koplietošanas telpu uzturēšanas izmaksas.
Ne mazāk svarīga šī brīža aktualitāte ir jautājums par to kā daļēji attālināta darba režīmā stiprināt un saliedēt komandu. Jauna darba vide, kas atrodas ērtā lokācijas vietā, var būt ne tikai papildus motivācija darbiniekiem biežāk uzturēties birojā, bet noteikti sniedz priekšrocības piesaistīt nozares labākos darbiniekus.
Kas vēl jāņem vērā salīdzinot dažādos jauno biroju piedāvājumus?
Izvērtējot dažādus biroju piedāvājumu svarīga ir ne tikai nomas maksa par nomāto platības kvadrātmetru un sagaidāmie komunālie maksājumi. Būtiski iepazīties ar visu veicamo maksājumu aprēķina metodi. New Hanza biroju nomas platībā netiek ietverta papildus maksa par koplietošanas lobija zonu un iznomājamās platības aprēķinos neiekļauj ēkas ārsienas, kā arī netiek piemēroti dažādi papildus koeficenti par koplietošanas telpu izmantošanu.
Būtu rūpīgi jāiepazīstas ar apdares standartā iekļautajiem risinājumiem un jāizvērtē iespējamie papildus izdevumi, kas varētu rasties biroja izbūves laikā. Šī brīža tirgus apstākļos, kad būvniecības izmaksas kāpj, varētu rasties situācija, ka nomniekam neplānoti ir pilnībā vai daļēji jāsedz būvniecības izmaksu pieaugums, lai telpas tiktu aprīkotas atbilstoši plānotajam, arī pēc nomas līguma noslēgšanas. Izvēloties telpas New Hanza biroju ēkā, nomniekiem nav sagaidāmi papildus izdevumi, ja nomniekam ir pieņemami piedāvātie plānojuma risinājumi, starpsienu, stikla sienu un durvju apjoms. Ja pirms nomas līguma noslēgšanas secinām, ka jāieplāno vairāk darba vietas kā paredzēts standarta programmā, jāpalielina starpsienu apjoms vai jāprojektē nestandarta dizaina risinājumi, par šiem papildus darbiem vienojamies sarunu gaitā pirms līguma noslēgšanas un nav sagaidāms izmaksu pieaugums telpu izbūves laikā.
Minēju, ka New Hanza biroju ēkā ir paredzētas kopstrādes telpas nepilnu 500 m2 platībā, ko nomnieki atbilstoši nepieciešamībai varēs izmantot ikdienā. Šajās telpās paredzēts izvietot semināru zāli, vairākas pārrunu telpas un darba kabinetus, atvērta tipa biroju ar vairākām brīvām darba vietām, virtuvi, atpūtas zonām un arī bērnu stūrīti. Šīs telpas nomnieki varēs izmantot komandas saliedēšanas pasākumiem vai organizējot seminārus un apmācības. Jāpiebilst, ka šobrīd darba devēji plānojot jaunu biroju paredz mazāku darba vietu skaitu nekā uzņēmumā nodarbināti darbinieki, jo ne vienmēr visi darbinieki vienlaikus atrodas darba vietās. Kopstrādes birojā paredzētās papildu darba vietas un darba kabineti nomniekiem palīdz pielāgoties situācijām, kad darba vietā ierodas vairāk darbinieki nekā aprīkotās darba vietas, atvieglojot laika un biroja noslodzes plānošanu.
Kā pārcelšanos varētu uztvert darbinieki?
Pārcelšanās jautājums vērtējot to no komandas viedokļa vienmēr ir bijis jutīgs – vienmēr būs kolēģi, kas atbalstīs pārcelšanos, taču var būt arī darbinieki, kas par to nebūs sajūsmā. Laikā, kad A klases biroju piedāvājums bija mazs un izvēles iespējas praktiski nebija, uzņēmumu vadība pieņemot lēmumu par pārcelšanos darbinieku vēlmes īpaši neņēma vērā un bieži netika veikts izskaidrojošais darbs, kas noteikti īstermiņā atstāj iespaidu uz noskaņojumu komandā. Šobrīd, kad komandas saliedētības jautājumi ir īpaši svarīgi, novērojam darba devēju vēlmi iesaistīt komandu lēmumu pieņemšanā, izvērtējot to cik ērti darbiniekiem būs nokļūt jaunajā darba vietā, kāda ir sabiedriskā transporta pieejamība, kādi ir stāvvietu nosacījumi, kā jaunā biroja atrašanās vieta ietekmēs darbinieku ikdienas gaitas, kā arī darbinieku bērnu skolu, pulciņu, dārziņu tuvums. Uzņēmumi tiecas pārcelšanos uz jaunām telpām organizēt sinerģiski, vadoties pēc darbinieku labjūtības principa. Visefektīvāk šo procesu var koordinēt lielas organizācijas, kas tam var atvēlēt papildus laika un finanšu resursus, tomēr novērojam, ka arī mazākos uzņēmumos par to domā. Nav noslēpums, ka šobrīd kvalificēts darba spēks ir deficīts un lielākie ieguvēji darba tirgū ir tie darba devēji, kas ieklausās darbiniekos un ņem vērā to vēlmes. Ja ir jau pieņemts lēmums par pārcelšanos un informāciju ir droši izpaust, ar darbiniekiem būtu jāveic saruna par ieguvumiem, kas sagaidāmi no pārcelšanās uz jaunajām telpām.
Kāds ir sagaidāmais nomas līguma termiņš?
Ikviena biroja telpu iznomātāja mērķis ir nodibināt ilgtermiņa attiecības ar nomniekiem. Tā kā veicam ieguldījumus biroju apdarē, tiecamies dibināt nomas attiecības, kas nav mazākas par 5 gadiem. Attīstoties New Hanza teritorijai, ir plānota tālāka biroju ēku būvniecība, kur nomniekiem būs iespējas paplašināties vai tieši pretēji optimizēt nomājamo platību, pārceļoties uz jaunām telpām teritorijas ietvaros.
Kādēļ izvēlēties New Hanza birojus?
Primāri tā ir lokācija. New Hanza biroji ir ērti sasniedzami, gan ar sabiedrisko, gan privāto transportu, kuru ērti novietot plašā autostāvvietā, biroja ēkas tuvumā atrodas ēdināšanas pakalpojumu sniedzēji dažādām gaumēm, izglītības iestādes, veikali, osta. Ne mazāk būtisks ir nomnieku finansiālais ieguvums, jo New Hanza biroju piedāvājums ir viens no izdevīgākajiem tirgū šādas kvalitātes ēkām. Kā trešo vēlos uzsvērti vidi, kurā New Hanza biroju potenciālie nomnieki varēs iekļauties un pozicionēt sevi kā veiksmīgu, uz attīstību vērstu uzņēmumu. New Hanza teritorija top kā pilnīgi jauna pilsētvide, kas tuvāko gadu laikā nezaudēs aktualitāti, atrodoties aktuālās informācijas centrā.
